Perjanjian distribusi dan keagenanDistribution and agency agreements

Produsen yang ingin memperluas pasar, atau prinsipal asing yang ingin masuk ke Indonesia, biasanya menunjuk distributor atau agen. Hubungan ini bisa berlangsung bertahun-tahun dan melibatkan nilai transaksi besar, sehingga perjanjiannya harus jelas sejak awal. Jasa pembuatan perjanjian distribusi dan keagenan membantu prinsipal maupun distributor menyusun kesepakatan yang seimbang dan siap didaftarkan bila diperlukan.

Distributor dan agen: apa bedanya?

Distributor membeli barang dari prinsipal atas namanya sendiri, lalu menjualnya kembali kepada pelanggan. Distributor menanggung risiko stok dan piutang, dan memperoleh keuntungan dari selisih harga.

Agen bertindak untuk dan atas nama prinsipal. Agen mencari pembeli dan memfasilitasi transaksi, tetapi kontrak jual beli terjadi antara pembeli dan prinsipal. Agen biasanya memperoleh komisi.

Perbedaan ini berdampak pada tanggung jawab kepada konsumen, perpajakan, dan risiko keuangan. Banyak perjanjian disebut keagenan padahal isinya distribusi, atau sebaliknya. Kesalahan penamaan ini bisa menimbulkan kebingungan saat terjadi sengketa.

Pendaftaran di Kementerian Perdagangan

Untuk barang dan/atau jasa produksi luar negeri maupun dalam negeri tertentu, ketentuan perdagangan mewajibkan distributor atau agen mendaftarkan perjanjiannya untuk memperoleh Surat Tanda Pendaftaran (STP) sebagai agen atau distributor. Kewajiban, syarat, dan prosedurnya mengikuti ketentuan Kementerian Perdagangan yang berlaku, dan saat ini umumnya dilakukan secara daring. Perjanjian yang akan didaftarkan perlu memuat unsur tertentu, seperti identitas para pihak, jenis barang, wilayah, dan jangka waktu, sehingga sebaiknya disusun dengan memperhatikan syarat tersebut sejak awal.

Klausul penting dalam perjanjian distribusi dan keagenan

• Produk. Daftar produk dan merek yang termasuk, serta mekanisme penambahan produk baru.
• Wilayah. Cakupan geografis dan saluran penjualan, misalnya ritel, daring, atau pengadaan pemerintah.
• Eksklusivitas. Apakah prinsipal boleh menunjuk pihak lain di wilayah yang sama? Apakah distributor boleh menjual produk pesaing?
• Target penjualan dan konsekuensi bila tidak tercapai.
• Harga, diskon, dan komisi, termasuk mekanisme perubahan harga.
• Pemesanan, pengiriman, dan risiko atas barang.
• Pembayaran dan kredit, termasuk jaminan bila ada.
• Penggunaan merek dan materi pemasaran.
• Purna jual, garansi, dan penarikan produk.
• Kepatuhan regulasi, misalnya izin edar, label berbahasa Indonesia, atau sertifikasi.
• Pengakhiran dan penanganan stok tersisa.
• Penyelesaian sengketa dan hukum yang berlaku.

Isu persaingan usaha

Klausul eksklusivitas, penetapan harga jual kembali, atau pembagian wilayah perlu disusun hati-hati karena dapat bersinggungan dengan UU 5/1999 tentang Larangan Praktik Monopoli dan Persaingan Usaha Tidak Sehat. Tidak semua eksklusivitas dilarang, tetapi dampaknya terhadap persaingan perlu dipertimbangkan, terutama bila salah satu pihak memiliki posisi kuat di pasar.

Pengakhiran: bagian yang paling sering bermasalah

Sengketa distribusi sering muncul saat prinsipal ingin beralih ke distributor baru. Distributor lama merasa telah membangun pasar dan menuntut kompensasi. Perjanjian yang baik mengatur alasan pengakhiran, masa pemberitahuan, pembelian kembali stok, pengalihan pelanggan, dan pencabutan pendaftaran STP. Kejelasan di sini mengurangi risiko sengketa panjang.

Prinsipal asing yang masuk ke Indonesia

Bagi prinsipal dari luar negeri, distributor lokal sering menjadi pintu pertama ke pasar Indonesia. Selain perjanjian, prinsipal perlu memikirkan siapa yang memegang izin edar produk, siapa yang terdaftar sebagai importir, dan bagaimana bila suatu saat prinsipal ingin mendirikan anak perusahaan sendiri. Bila izin edar dipegang distributor, peralihan ke pihak lain bisa menjadi rumit. Hal ini sebaiknya diatur sejak perjanjian pertama.

Alur kerja jasa pembuatan perjanjian distribusi

1. Pemahaman model bisnis. Kami menentukan apakah hubungan yang diinginkan berupa distribusi atau keagenan.
2. Penyusunan draf dengan memperhatikan syarat pendaftaran STP bila diperlukan.
3. Versi dwibahasa bila prinsipal berasal dari luar negeri.
4. Negosiasi dan revisi bersama pihak lain.
5. Pendampingan pendaftaran STP setelah perjanjian ditandatangani, termasuk legalisasi dokumen luar negeri bila diperlukan.

Kesalahan umum

• Perjanjian tidak mencantumkan wilayah atau jangka waktu dengan jelas.
• Tidak ada ketentuan tentang stok saat pengakhiran.
• Target penjualan tidak realistis dan menjadi alasan pemutusan sepihak.
• Dokumen prinsipal asing belum dilegalisasi saat akan didaftarkan.
• Tidak memperbarui STP ketika perjanjian diperpanjang.

Durasi dan faktor biaya

Penyusunan perjanjian bergantung pada kerumitan produk dan negosiasi, sedangkan pendaftaran STP bergantung pada kelengkapan dokumen. Biaya jasa dipengaruhi jumlah produk dan wilayah, kebutuhan dwibahasa, kebutuhan legalisasi dokumen asing, dan cakupan pendampingan pendaftaran. Biaya resmi, bila ada, dibayar terpisah sesuai ketentuan.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda menyusun perjanjian distribusi atau keagenan yang seimbang dan mendampingi pendaftarannya di Kementerian Perdagangan.