Struktur dan skala upahWage structure and scale

Mengapa dua karyawan dengan jabatan sama digaji berbeda? Pertanyaan seperti ini sering memicu keluhan bila perusahaan tidak punya acuan yang jelas. Struktur dan skala upah adalah jawabannya, dan sekaligus kewajiban hukum. Jasa penyusunan struktur dan skala upah membantu perusahaan menyusun acuan pengupahan yang adil, terukur, dan sesuai ketentuan.

Apa itu struktur dan skala upah?

Struktur upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai tertinggi, atau sebaliknya, berdasarkan golongan jabatan. Skala upah adalah rentang nilai nominal upah di setiap golongan, dari batas bawah sampai batas atas. Bersama-sama, keduanya menjadi peta yang menunjukkan berapa kisaran upah untuk setiap jabatan dan bagaimana upah bergerak seiring masa kerja dan kinerja.

Dasar kewajiban

UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan sebagaimana diubah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja, serta PP 36/2021 tentang Pengupahan sebagaimana telah diubah, mewajibkan pengusaha menyusun struktur dan skala upah dengan memperhatikan kemampuan perusahaan dan produktivitas. Penyusunannya mempertimbangkan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi. Struktur dan skala upah wajib diberitahukan kepada seluruh pekerja, setidaknya kepada masing-masing pekerja secara perorangan sesuai golongannya.

Upah minimum berlaku bagi pekerja dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Bagi pekerja dengan masa kerja satu tahun atau lebih, upah mengacu pada struktur dan skala upah perusahaan. Karena itulah dokumen ini penting saat pemeriksaan ketenagakerjaan.

Tanda perusahaan Anda membutuhkannya

• Upah ditetapkan per orang saat rekrutmen tanpa acuan tertulis.
• Karyawan lama dan baru di jabatan yang sama menerima upah hampir sama, sehingga muncul keluhan.
• Kenaikan upah tahunan hanya mengikuti kenaikan upah minimum.
• Perusahaan akan menghadapi pemeriksaan atau perundingan PKB.
• Struktur organisasi berubah karena pertumbuhan atau penggabungan usaha.

Langkah penyusunan

1. Analisis dan uraian jabatan. Kumpulkan uraian tugas setiap jabatan, karena tanpa ini penilaian akan subjektif.
2. Evaluasi jabatan. Nilai bobot setiap jabatan berdasarkan faktor seperti pengetahuan, tanggung jawab, kompleksitas, dan dampak. Metode poin faktor sering dipakai karena mudah dijelaskan.
3. Penetapan golongan. Jabatan dengan bobot serupa dikelompokkan dalam satu golongan.
4. Pemetaan upah saat ini. Upah pekerja aktual dipetakan ke golongan untuk melihat ketimpangan dan pola.
5. Penetapan rentang. Tentukan batas bawah dan atas setiap golongan, selisih antargolongan, dan tumpang tindih yang wajar.
6. Uji kemampuan perusahaan. Hitung dampak biaya bila pekerja yang berada di bawah batas bawah disesuaikan.
7. Pengesahan internal dan pemberitahuan kepada pekerja, serta penyimpanan bukti pemberitahuan.

Kesalahan umum

• Batas bawah golongan terendah di bawah upah minimum yang berlaku.
• Struktur hanya dibuat sebagai formalitas dan tidak dipakai saat menentukan upah.
• Tidak ada bukti bahwa struktur dan skala upah sudah diberitahukan kepada pekerja.
• Rentang terlalu sempit sehingga tidak ada ruang kenaikan berdasarkan masa kerja.
• Struktur tidak ditinjau ulang setelah organisasi berubah.

Contoh sederhana penerapan

Sebuah perusahaan distribusi memiliki jabatan staf gudang, admin, supervisor, dan kepala cabang. Setelah evaluasi jabatan, staf gudang dan admin masuk golongan I, supervisor golongan II, dan kepala cabang golongan III. Setiap golongan memiliki rentang upah dengan batas bawah dan batas atas. Pekerja baru masuk di dekat batas bawah, lalu bergerak naik berdasarkan masa kerja dan hasil penilaian kinerja tahunan.

Dengan peta seperti ini, manajer tidak lagi menentukan upah berdasarkan negosiasi semata. Kenaikan menjadi dapat diprediksi, dan anggaran tahunan lebih mudah disusun.

Kerahasiaan dan cara pemberitahuan

Banyak pengusaha khawatir bahwa pemberitahuan akan membuka seluruh data gaji. Ketentuan memberi pilihan pemberitahuan secara perorangan, sehingga pekerja mengetahui struktur dan skala upah pada golongannya. Cara pemberitahuan sebaiknya ditetapkan sejak awal, misalnya melalui surat perorangan yang ditandatangani tanda terima.

Peran jasa penyusunan struktur dan skala upah

Kami bekerja bersama HR dan keuangan: mengumpulkan uraian jabatan, memfasilitasi evaluasi jabatan, menyusun golongan dan rentang upah, menghitung dampak biaya, dan menyiapkan dokumen penetapan serta format pemberitahuan. Kami juga menyelaraskan struktur ini dengan peraturan perusahaan atau PKB agar tidak saling bertentangan.

Durasi dan faktor biaya

Lama pekerjaan bergantung pada jumlah jabatan, ketersediaan uraian jabatan, dan jumlah lokasi dengan upah minimum yang berbeda. Biaya jasa dipengaruhi jumlah pekerja dan jabatan, kebutuhan evaluasi jabatan dari nol, serta kebutuhan simulasi biaya bertingkat.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda menyusun struktur dan skala upah yang dapat dijelaskan kepada pekerja dan siap ditunjukkan saat pemeriksaan.