Audit kepatuhan: BPJS, WLKP, waktu kerja, dan lemburCompliance audits: BPJS, WLKP, working hours and overtime

Banyak perusahaan baru menyadari ada masalah kepatuhan ketika pengawas datang, pekerja mengadu, atau terjadi sengketa PHK. Padahal sebagian besar masalah itu bisa ditemukan lebih awal dengan pemeriksaan internal. Jasa audit kepatuhan ketenagakerjaan membantu perusahaan menemukan celah di empat area yang paling sering bermasalah: BPJS, wajib lapor ketenagakerjaan (WLKP), waktu kerja, dan lembur.

Mengapa empat area ini?

Keempatnya diatur rinci, mudah diperiksa dari dokumen, dan berdampak langsung pada hak pekerja. Kekurangan iuran BPJS atau upah lembur yang tidak dibayar dapat menumpuk menjadi kewajiban besar bila dibiarkan bertahun-tahun, dan sering menjadi tuntutan tambahan dalam perselisihan.

Cakupan audit

1. Jaminan sosial (BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan)

UU 24/2011 tentang BPJS mewajibkan pemberi kerja mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta. Audit memeriksa apakah seluruh pekerja sudah terdaftar, termasuk pekerja kontrak dan pekerja dalam masa percobaan, apakah program yang diikuti lengkap, dan apakah dasar upah yang dilaporkan sesuai upah sebenarnya. Pelaporan upah yang lebih rendah dari kenyataan adalah temuan yang sangat umum.

2. Wajib lapor ketenagakerjaan (WLKP)

UU 7/1981 tentang Wajib Lapor Ketenagakerjaan di Perusahaan mewajibkan perusahaan melaporkan keadaan ketenagakerjaannya secara berkala. Saat ini pelaporan dilakukan secara daring. Audit memeriksa apakah laporan sudah dibuat, apakah datanya mutakhir, dan apakah setiap cabang sudah dilaporkan.

3. Waktu kerja dan istirahat

Berdasarkan PP 35/2021, waktu kerja adalah tujuh jam sehari untuk enam hari kerja atau delapan jam sehari untuk lima hari kerja, dengan total empat puluh jam seminggu, kecuali sektor atau pekerjaan tertentu. Audit membandingkan jadwal resmi, sistem shift, dan rekaman absensi nyata, termasuk hak istirahat dan cuti tahunan.

4. Lembur

Lembur hanya dapat dilakukan dengan perintah dan persetujuan pekerja, paling lama empat jam sehari dan delapan belas jam seminggu sesuai PP 35/2021. Upah lembur dihitung dengan rumus yang ditetapkan peraturan. Audit memeriksa surat perintah lembur, rekap jam, dan perhitungan pembayarannya, serta status jabatan yang dikecualikan dari upah lembur.

Alur jasa audit kepatuhan ketenagakerjaan

1. Penentuan ruang lingkup. Lokasi, periode yang diaudit, dan jumlah sampel pekerja.
2. Permintaan dokumen. Daftar pekerja, kontrak, slip upah, rekap absensi, bukti iuran BPJS, bukti WLKP, peraturan perusahaan atau PKB.
3. Pengujian sampel. Kami mencocokkan data antar-dokumen, misalnya jam lembur di absensi dengan pembayaran di slip upah.
4. Wawancara. Dengan HR, atasan, dan bila perlu beberapa pekerja, untuk memahami praktik nyata.
5. Laporan temuan. Setiap temuan diberi tingkat risiko, dasar aturannya, dan rekomendasi perbaikan.
6. Rencana perbaikan. Kami membantu menyusun langkah, penanggung jawab, dan tenggat.

Temuan yang paling sering muncul

• Pekerja baru belum didaftarkan BPJS selama berbulan-bulan.
• Dasar upah iuran BPJS hanya upah pokok, padahal tunjangan tetap ikut dihitung.
• WLKP tidak diperbarui sejak pertama kali dibuat.
• Lembur rutin tanpa surat perintah dan tanpa persetujuan pekerja.
• Upah lembur dibayar flat, tidak sesuai rumus peraturan.
• Jam kerja di lapangan melebihi jadwal resmi, tetapi tidak dicatat sebagai lembur.
• Jabatan diklaim tidak berhak lembur tanpa dasar yang jelas.

Apa manfaatnya bagi perusahaan?

Audit memberi gambaran nyata tentang posisi risiko perusahaan, sehingga manajemen dapat memprioritaskan perbaikan. Hasil audit juga berguna sebagai bahan persiapan sebelum pemeriksaan pengawas, sebelum due diligence oleh calon investor, atau sebelum perundingan PKB. Perbaikan yang dilakukan atas inisiatif sendiri umumnya lebih mudah dikelola daripada perbaikan yang diperintahkan dalam nota pemeriksaan.

Contoh temuan dan perbaikannya

Misalnya audit menemukan bahwa teknisi lapangan rutin bekerja sepuluh jam sehari, tetapi absensi hanya mencatat delapan jam. Perbaikannya tidak cukup dengan mengubah absensi. Perusahaan perlu meninjau penjadwalan, menerbitkan perintah lembur tertulis, menghitung ulang kekurangan upah lembur bila ada, dan menyiapkan mekanisme pencatatan jam yang lebih akurat.

Kerahasiaan hasil audit

Data upah dan data pribadi pekerja termasuk informasi sensitif. Audit dilakukan dengan memperhatikan UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi: data hanya diminta sesuai kebutuhan, disimpan secara aman, dan laporan disusun agar tidak menyebarkan data pribadi lebih dari yang perlu.

Durasi dan faktor biaya

Lama audit bergantung pada jumlah pekerja, jumlah lokasi, periode yang diperiksa, dan kerapian dokumen. Biaya jasa dipengaruhi cakupan area yang diaudit, besaran sampel, kebutuhan kunjungan lapangan, dan apakah perusahaan membutuhkan pendampingan dalam pelaksanaan perbaikan.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda memeriksa kepatuhan BPJS, WLKP, waktu kerja, dan lembur, lalu menyusun rencana perbaikan yang realistis.