Pengesahan peraturan perusahaanCompany regulation approval

Peraturan perusahaan adalah aturan main tertulis antara pengusaha dan pekerja: jam kerja, disiplin, cuti, hingga tata cara pengakhiran hubungan kerja. Agar berlaku, dokumen ini harus disahkan oleh instansi ketenagakerjaan. Jasa pengesahan peraturan perusahaan membantu perusahaan menyusun isinya, meminta saran wakil pekerja, dan mengajukan pengesahan sampai terbit.

Kapan peraturan perusahaan wajib dibuat?

UU 13/2003 tentang Ketenagakerjaan mewajibkan pengusaha yang mempekerjakan paling sedikit sepuluh orang pekerja membuat peraturan perusahaan, kecuali perusahaan tersebut sudah memiliki perjanjian kerja bersama (PKB). Peraturan perusahaan berlaku paling lama dua tahun dan wajib diperbarui setelah habis masa berlakunya.

Peraturan perusahaan disusun oleh pengusaha, tetapi harus memperhatikan saran dan pertimbangan wakil pekerja. Bila di perusahaan sudah ada serikat pekerja, wakil pekerja berasal dari pengurus serikat.

Isi minimal peraturan perusahaan

• Hak dan kewajiban pengusaha.
• Hak dan kewajiban pekerja.
• Syarat kerja, seperti waktu kerja, istirahat, cuti, dan lembur.
• Tata tertib perusahaan dan sanksi pelanggaran.
• Jangka waktu berlakunya peraturan perusahaan.

Isi peraturan perusahaan tidak boleh lebih rendah dari ketentuan peraturan perundang-undangan. Bila ada ketentuan yang lebih rendah, ketentuan undang-undanglah yang berlaku.

Siapa yang membutuhkan jasa pengesahan peraturan perusahaan?

• Perusahaan yang jumlah pekerjanya baru mencapai sepuluh orang.
• Perusahaan yang peraturan lamanya sudah habis masa berlaku.
• Perusahaan yang ingin menyesuaikan peraturan dengan ketentuan setelah UU 6/2023 tentang Cipta Kerja dan PP 35/2021.
• Perusahaan dengan beberapa cabang di provinsi berbeda yang membutuhkan pengesahan di tingkat kementerian.

Alur pengesahan

1. Penyusunan draf. Disusun berdasarkan praktik nyata di perusahaan dan ketentuan yang berlaku.
2. Permintaan saran wakil pekerja. Draf disampaikan kepada wakil pekerja atau serikat untuk memberi saran dan pertimbangan, disertai bukti tertulis.
3. Pengajuan permohonan. Diajukan ke instansi ketenagakerjaan sesuai wilayah: kabupaten/kota, provinsi bila lintas kabupaten/kota, atau kementerian bila lintas provinsi. Saat ini pengajuan umumnya dapat dilakukan secara daring.
4. Penelitian oleh petugas. Petugas memeriksa kelengkapan dan kesesuaian isi dengan ketentuan. Bila ada catatan, draf diperbaiki.
5. Penerbitan surat keputusan pengesahan. Setelah disahkan, peraturan perusahaan wajib diberitahukan dan dijelaskan kepada pekerja, serta salinannya dibagikan atau mudah diakses.

Dokumen yang biasanya diperlukan

• Naskah peraturan perusahaan yang ditandatangani pimpinan perusahaan.
• Bukti telah meminta saran dan pertimbangan wakil pekerja.
• Data perusahaan: NIB, akta, dan bukti WLKP.
• Data jumlah pekerja dan cabang.
• Surat keputusan pengesahan lama, bila merupakan pembaruan.

Kesalahan yang sering membuat pengesahan tertunda

• Menyalin peraturan perusahaan lain tanpa disesuaikan dengan kondisi sendiri.
• Masih memakai ketentuan lama, misalnya perhitungan pesangon atau lembur yang sudah tidak berlaku.
• Tidak ada bukti keterlibatan wakil pekerja.
• Jangka waktu berlaku melebihi dua tahun.
• Membiarkan peraturan habis masa berlaku tanpa pembaruan.
• Sanksi disiplin tidak diatur bertahap atau tidak jelas jenis pelanggarannya.

Peraturan perusahaan sebagai alat manajemen

Peraturan perusahaan bukan sekadar kewajiban administratif. Dokumen yang jelas membantu atasan mengambil keputusan yang konsisten, mengurangi perselisihan, dan menjadi dasar kuat ketika perusahaan harus menjatuhkan sanksi atau mengakhiri hubungan kerja. Saat terjadi sengketa, peraturan perusahaan yang sah sering menjadi dokumen pertama yang diperiksa.

Apa yang kami kerjakan di setiap tahap

Kami memulai dengan wawancara singkat bersama HR dan manajemen untuk memahami jam kerja, sistem shift, kebijakan cuti, dan jenis pelanggaran yang sering terjadi. Dari situ kami menyusun draf yang sesuai kondisi nyata, bukan salinan dokumen perusahaan lain. Kami juga menyiapkan format undangan dan berita acara untuk meminta saran wakil pekerja.

Setelah draf final, kami mengajukan permohonan pengesahan, memantau prosesnya, dan memperbaiki naskah bila ada catatan dari petugas. Begitu surat keputusan terbit, kami membantu menyiapkan materi sosialisasi singkat bagi pekerja dan mencatat tanggal berakhirnya agar pembaruan berikutnya tidak terlambat.

Durasi dan faktor biaya

Waktu penyusunan bergantung pada kompleksitas organisasi dan kebutuhan penyesuaian kebijakan. Pengesahan bergantung pada antrean dan catatan dari instansi. Biaya jasa dipengaruhi jumlah pekerja dan cabang, tingkat instansi yang mengesahkan, dan apakah dibutuhkan versi dwibahasa untuk manajemen asing.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda menyusun peraturan perusahaan yang sesuai praktik kerja Anda dan mendampingi proses pengesahannya hingga surat keputusan terbit.