Korporasi & Legalitas Usaha
RUPS tahunan/luar biasa dan keputusan sirkulerAnnual/extraordinary GMS and circular resolutions
← Semua layanan ALLMAR Law & InvestmentAll ALLMAR Law & Investment services
Jawaban singkatShort answer
RUPS tahunan/luar biasa dan keputusan sirkuler adalah layanan ALLMAR Law & Investment.Annual/extraordinary GMS and circular resolutions is a service by ALLMAR Law & Investment.
Rapat Umum Pemegang Saham sering dianggap formalitas, padahal keputusan RUPS adalah dasar sah bagi banyak tindakan perusahaan: pengesahan laporan keuangan, pembagian dividen, pergantian pengurus, hingga perubahan anggaran dasar. RUPS yang tidak memenuhi prosedur dapat membuat keputusannya digugat. Jasa RUPS membantu Anda menyiapkan rapat dari undangan sampai risalah, sehingga keputusan yang diambil kokoh secara hukum.
Tiga bentuk pengambilan keputusan pemegang saham
RUPS tahunan
UU Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mewajibkan RUPS tahunan diadakan paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir. Agenda utamanya adalah persetujuan laporan tahunan dan pengesahan laporan keuangan, yang menjadi dasar pembebasan tanggung jawab direksi dan komisaris atas pengurusan dan pengawasan tahun buku tersebut.
RUPS luar biasa
RUPS luar biasa dapat diadakan kapan saja sesuai kebutuhan, misalnya untuk mengganti direktur, menambah modal, menjual aset penting, atau mengubah anggaran dasar.
Keputusan sirkuler
Pemegang saham juga dapat mengambil keputusan di luar rapat, asalkan semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis usul yang diajukan. Cara ini praktis untuk perusahaan dengan sedikit pemegang saham yang tinggal di kota atau negara berbeda.
Unsur yang membuat RUPS sah
- Pemanggilan. Undangan dikirim dalam tenggang waktu yang ditentukan UU PT dan anggaran dasar, memuat tanggal, waktu, tempat, dan mata acara.
- Kuorum kehadiran. Tiap jenis agenda memiliki syarat kehadiran berbeda; perubahan anggaran dasar memerlukan kuorum lebih tinggi daripada agenda biasa.
- Kuorum keputusan. Jumlah suara setuju yang diperlukan juga berbeda tiap agenda.
- Tempat rapat. Di tempat kedudukan perseroan atau tempat kegiatan usaha utama, atau melalui media elektronik yang memungkinkan semua peserta saling melihat dan mendengar.
- Risalah. Setiap RUPS wajib dibuatkan risalah yang ditandatangani ketua rapat dan sedikitnya satu pemegang saham yang ditunjuk, kecuali dibuat dengan akta notaris.
Alur kerja jasa RUPS
- Penentuan agenda dan jenis keputusan. Kami membantu menentukan apakah cukup keputusan sirkuler atau perlu rapat, serta kuorum yang berlaku untuk tiap agenda.
- Penyusunan undangan dan bahan rapat. Termasuk surat kuasa bagi pemegang saham yang diwakili.
- Naskah tata tertib dan skenario rapat. Agar ketua rapat tahu urutan pembahasan dan pemungutan suara.
- Pendampingan saat rapat. Kami dapat hadir untuk memastikan prosedur diikuti dan mencatat jalannya rapat.
- Risalah dan tindak lanjut. Kami menyusun risalah, berkoordinasi dengan notaris untuk akta pernyataan keputusan, dan mengurus pemberitahuan ke sistem AHU bila keputusan wajib dilaporkan.
Dokumen yang perlu disiapkan
- Anggaran dasar terakhir untuk memeriksa ketentuan pemanggilan dan kuorum.
- Daftar pemegang saham yang mutakhir.
- Laporan tahunan dan laporan keuangan untuk RUPS tahunan.
- Dokumen pendukung agenda, misalnya surat pengunduran diri atau rencana penambahan modal.
Kesalahan umum yang membuat keputusan dipersoalkan
- Undangan dikirim terlambat atau tidak memuat mata acara.
- Keputusan sirkuler tidak ditandatangani oleh seluruh pemegang saham.
- Rapat memutus agenda yang tidak tercantum di undangan.
- RUPS tahunan tidak pernah diadakan, sehingga laporan keuangan tidak pernah disahkan.
- Keputusan yang wajib dilaporkan ke AHU tidak diproses sebelum batas waktunya.
RUPS untuk perusahaan keluarga
Pada perusahaan keluarga, RUPS sering dilakukan secara informal di meja makan. Itu tidak masalah selama keputusannya dituangkan dalam dokumen yang memenuhi syarat. Keputusan sirkuler yang ditandatangani semua anggota keluarga pemegang saham biasanya pilihan paling sederhana, dan dapat menjadi bukti bila kelak terjadi perbedaan pendapat antargenerasi.
Jika pemegang saham tidak hadir atau RUPS tidak kuorum
Bila kuorum kehadiran tidak tercapai, UU PT memberi jalan berupa RUPS kedua dan, bila masih belum kuorum, RUPS ketiga dengan syarat yang lebih ringan dan penetapan dari pengadilan untuk kuorum tertentu. Prosedur ini perlu diikuti secara berurutan beserta tenggang waktu pemanggilannya.
Bila direksi tidak menyelenggarakan RUPS tahunan, pemegang saham dengan jumlah saham tertentu dapat meminta penyelenggaraan RUPS. Karena itu, kelalaian menggelar RUPS bukan sekadar urusan administrasi, melainkan bisa menjadi pemicu sengketa internal.
Waktu dan faktor biaya
Keputusan sirkuler dapat diselesaikan cepat bila semua pemegang saham siap menandatangani. RUPS dengan pemanggilan resmi memerlukan waktu sesuai tenggang pemanggilan. Faktor biaya meliputi jumlah agenda, jumlah pemegang saham, kebutuhan pendampingan langsung, dan perlu tidaknya akta notaris.
Tim ALLMAR Law & Investment (unit Hukum & Perizinan, law.allmar.co.id) dapat membantu Anda menyiapkan RUPS tahunan, RUPS luar biasa, maupun keputusan sirkuler beserta seluruh tindak lanjutnya.
The general meeting of shareholders in Indonesia (Rapat Umum Pemegang Saham, or RUPS) is the company organ that approves the accounts, appoints the boards, changes the articles and authorises major transactions. For a PT PMA whose shareholders sit abroad, arranging valid resolutions on time is one of the most practical compliance tasks there is.
Three ways shareholders make decisions
Annual GMS
Under Law No. 40 of 2007 on Limited Liability Companies, the annual GMS must be held within six months after the end of the financial year. Its core agenda is approval of the annual report, ratification of the financial statements, release and discharge of the boards, use of profit and, often, appointment of the auditor.
Extraordinary GMS
An extraordinary GMS can be held at any time to decide matters such as amendments to the articles, a capital increase, changes of directors or commissioners, share transfers requiring approval, or a merger.
Circular resolution
Shareholders can also decide outside a meeting through a circular resolution, provided that all shareholders with voting rights approve the proposal in writing and sign it. This is extremely useful for foreign-owned companies, because it avoids flying shareholders to Indonesia. The catch is unanimity: one unsigned shareholder means the circular route does not work.
Notice, quorum and voting
The Company Law sets default quorum and voting thresholds, and the articles may set higher ones. As a general guide:
- Ordinary matters: a quorum of more than half of the voting shares, decided by more than half of the votes cast.
- Amendments to the articles: a quorum of at least two-thirds, decided by at least two-thirds of the votes cast.
- Merger, acquisition, dissolution and similar: a quorum of at least three-quarters, decided by at least three-quarters of the votes cast.
If a first meeting fails to reach quorum, the law allows a second meeting with a lower quorum, subject to proper notice. Meetings may also be held by video conference if every participant can see, hear and take part, which is helpful for overseas shareholders.
When a notarial deed is needed
Not every resolution needs a notary. Approving financial statements can be recorded in minutes signed by the shareholders. But where a decision changes data held by the Ministry, such as amendments to the articles, board changes or a change of shareholders, the resolution is restated in a notarial deed and filed in the AHU system within the applicable deadline.
How a general meeting of shareholders in Indonesia is prepared
- Agenda. Identify what needs to be decided and which thresholds apply under the articles.
- Format. Choose a physical meeting, video conference or circular resolution.
- Documents. Prepare the notice, draft resolutions, powers of attorney and any supporting reports.
- Execution. Hold the meeting or circulate the resolution, collect signatures and record attendance.
- Follow-up. Arrange the notarial deed and AHU filing where needed, and update OSS, bank and tax records.
Foreign shareholder practicalities
Corporate shareholders abroad usually act through a representative under a power of attorney. Indonesian notaries often ask for the parent company's board resolution and the power of attorney to be legalised or apostilled and translated by a sworn translator. Building in time for this is essential, especially before the annual GMS deadline.
Common mistakes
- Missing the six-month window for the annual GMS.
- Circular resolutions that one shareholder did not sign.
- Resolutions that ignore a higher quorum in the articles.
- Powers of attorney that do not cover the agenda items voted on.
- Forgetting the AHU filing after the deed.
Timing and cost factors
A simple annual circular resolution can be prepared quickly. Meetings with several agenda items, notarial deeds and foreign document legalisation take longer. Costs depend on the number of agenda items and filings; notary fees and official charges are paid separately according to the applicable rules.
The ALLMAR Law & Investment team can prepare your annual and extraordinary resolutions, track the deadlines, and coordinate the notary and AHU filings for shareholders in Indonesia or abroad.
Pertanyaan umumFAQ
Kapan batas waktu RUPS tahunan?When must an annual GMS be held in Indonesia?
UU PT mewajibkan RUPS tahunan diadakan paling lambat enam bulan setelah tahun buku berakhir.Within six months after the end of the company's financial year, to approve the annual report and financial statements among other matters.
Apakah RUPS boleh dilakukan secara online?Can shareholders sign a circular resolution instead of meeting?
Boleh. UU PT memungkinkan RUPS melalui telekonferensi, video konferensi, atau media elektronik lain yang memungkinkan peserta saling melihat dan mendengar serta berpartisipasi.Yes, as long as every shareholder with voting rights approves the proposal in writing and signs the resolution.
Apa syarat keputusan sirkuler pemegang saham?Can a GMS be held online in Indonesia?
Semua pemegang saham dengan hak suara harus menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan.Yes. A GMS may be held by video conference or similar media if all participants can see, hear and participate directly.
Apakah setiap keputusan RUPS harus dibuat akta notaris?Does every shareholders resolution need a notary?
Tidak semua. Namun keputusan yang wajib dilaporkan ke sistem AHU, seperti perubahan anggaran dasar atau pengurus, dituangkan dalam akta notaris.No. A notarial deed and AHU filing are needed for decisions that change ministry data, such as article amendments or board changes.