Perubahan direksi, komisaris, dan pemegang sahamChanges of directors, commissioners and shareholders

Pergantian direktur, masuknya komisaris baru, atau berubahnya susunan pemegang saham adalah peristiwa biasa dalam perjalanan perusahaan. Namun bila tidak dicatat dengan benar, perubahan itu bisa membuat tanda tangan direktur baru dipertanyakan bank, mitra, atau instansi. Artikel ini menjelaskan cara kerja jasa perubahan direksi dan komisaris dan pemegang saham, sehingga Anda tahu apa yang perlu disiapkan.

Mengapa perubahan pengurus harus dicatat

Direksi mewakili perseroan di dalam dan di luar pengadilan, sedangkan dewan komisaris mengawasi direksi. Pihak luar mengenali siapa yang berwenang dari data perseroan di sistem AHU dan dari akta terakhir.

Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas mengatur bahwa pengangkatan dan pemberhentian anggota direksi dan dewan komisaris dilakukan oleh RUPS. Perubahan susunan itu wajib diberitahukan kepada Menteri, dan batas waktunya relatif singkat, yaitu paling lambat 30 hari sejak keputusan RUPS. Bila terlambat, permohonan pencatatan dapat ditolak sehingga data di AHU tidak berubah.

Situasi yang biasanya memerlukan layanan ini

• Direktur mengundurkan diri atau masa jabatannya berakhir.
• Pendiri ingin menyerahkan pengelolaan harian kepada profesional.
• Investor baru masuk dan meminta kursi di direksi atau dewan komisaris.
• Pemegang saham meninggal dunia dan sahamnya beralih kepada ahli waris.
• Saham dijual sebagian atau seluruhnya kepada pihak lain.

Perubahan pemegang saham: perhatikan dua lapis

Perubahan pemegang saham biasanya terjadi karena pengalihan saham. Ada dua lapis yang perlu dipenuhi. Lapis pertama adalah transaksi itu sendiri, yaitu akta pemindahan hak atau jual beli saham beserta persetujuan yang disyaratkan anggaran dasar. Lapis kedua adalah pencatatan, yaitu pembaruan daftar pemegang saham dan pemberitahuan ke sistem AHU.

Bila pengalihan saham mengubah pengendali perusahaan, perhatikan pula pembaruan data pemilik manfaat dan kemungkinan kewajiban lain sesuai bidang usaha.

Alur kerja jasa perubahan direksi dan komisaris

1. Pemeriksaan anggaran dasar. Kami memeriksa ketentuan masa jabatan, kuorum RUPS, dan persyaratan khusus dalam akta.
2. Penyusunan keputusan. Kami menyiapkan risalah RUPS atau keputusan sirkuler pemegang saham, termasuk surat pengunduran diri dan pernyataan kesediaan pengurus baru.
3. Akta notaris. Keputusan dituangkan dalam akta pernyataan keputusan pemegang saham.
4. Pemberitahuan ke AHU. Perubahan dilaporkan sebelum batas waktu sehingga terbit surat penerimaan pemberitahuan.
5. Pemutakhiran data lain. Kami membantu menyesuaikan data di OSS, pemilik manfaat, dan memberi daftar instansi yang perlu Anda kabari, seperti bank dan kantor pajak.

Dokumen yang perlu disiapkan

• Akta pendirian, akta perubahan terakhir, dan SK atau surat penerimaannya.
• KTP dan NPWP pengurus baru; paspor bila warga negara asing.
• Surat pengunduran diri pengurus lama bila ada.
• Dokumen pengalihan saham bila pemegang saham berubah.
• Surat keterangan waris bila perubahan terjadi karena pewarisan.

Kesalahan umum

• Direktur baru langsung menandatangani kontrak sebelum perubahannya tercatat.
• Masa jabatan direksi lama sudah lewat tanpa diperpanjang, sehingga kewenangan dipersoalkan.
• Pengalihan saham dilakukan tanpa menawarkan lebih dahulu kepada pemegang saham lain, padahal anggaran dasar mewajibkannya.
• Lupa memperbarui spesimen tanda tangan di bank.

Setelah perubahan tercatat, apa lagi?

Pencatatan di AHU hanyalah satu bagian. Direktur baru biasanya perlu didaftarkan sebagai pengurus di data perpajakan perusahaan, menjadi penanggung jawab akun OSS, dan memperbarui spesimen tanda tangan di semua rekening bank. Kontrak penting yang menyebut nama direktur lama juga perlu ditinjau, terutama yang mewajibkan pemberitahuan bila terjadi perubahan pengurus atau pengendali.

Bila pemegang saham berubah, perbarui juga daftar pemegang saham internal dan data pemilik manfaat. Sebuah daftar periksa sederhana membantu Anda memastikan tidak ada pihak yang terlewat.

Waktu dan faktor biaya

Bila semua pihak siap menandatangani, perubahan pengurus dapat selesai dalam waktu singkat. Proses lebih lama bila melibatkan pengurus asing, pewarisan, atau pengalihan saham yang memerlukan persetujuan instansi tertentu. Faktor biaya meliputi jumlah perubahan, jumlah pihak, dan dokumen pendukung. PNBP dibayar terpisah sesuai ketentuan.

Tips memilih penyedia jasa

Pilih penyedia yang memperhatikan batas waktu pemberitahuan dan memeriksa riwayat akta Anda, karena kesalahan pada akta lama sering terbawa ke akta baru.

Tim ALLMAR Law & Investment (unit Hukum & Perizinan, law.allmar.co.id) dapat membantu Anda menyiapkan keputusan RUPS, akta, dan pemberitahuan agar susunan pengurus dan pemegang saham tercatat tepat waktu.