Layanan WNA, TKA & Imigrasi

Pelaporan penggunaan TKA dan pengakhiranExpatriate reporting and termination

← Semua layanan ALLMAR Law & InvestmentAll ALLMAR Law & Investment services

Jawaban singkatShort answer

Pelaporan penggunaan TKA dan pengakhiran adalah layanan ALLMAR Law & Investment.Expatriate reporting and termination is a service by ALLMAR Law & Investment.

Setelah tenaga kerja asing mulai bekerja, perusahaan masih memiliki kewajiban rutin: melaporkan penggunaan TKA, melaporkan pelaksanaan pendampingan, dan ketika hubungan kerja selesai, menutup semua izinnya dengan benar. Jasa pelaporan TKA membantu perusahaan menjaga kewajiban ini tetap tertib, terutama bila jumlah TKA banyak dan tenggatnya berbeda-beda.

Pelaporan apa saja yang wajib?

PP 34/2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing mewajibkan pemberi kerja melaporkan penggunaan TKA dan pelaksanaan pendidikan serta pelatihan bagi tenaga kerja pendamping secara berkala kepada Kementerian Ketenagakerjaan. Laporan dilakukan melalui sistem daring yang sama dengan pengesahan rencana penggunaan TKA.

Di luar itu, ada kewajiban terkait yang sering berjalan bersamaan:

  • Wajib lapor ketenagakerjaan perusahaan (WLKP) yang mencantumkan jumlah pekerja, termasuk TKA.
  • Kepesertaan jaminan sosial bagi TKA yang bekerja dalam jangka waktu tertentu sesuai ketentuan BPJS.
  • Pelaporan perubahan data ke Imigrasi, misalnya perubahan alamat atau jabatan.
  • Pemotongan dan pelaporan pajak penghasilan TKA.

Pengakhiran penggunaan TKA

Hubungan kerja dengan TKA bisa berakhir karena kontrak selesai, pengunduran diri, penugasan ke negara lain, atau keputusan perusahaan. Apa pun penyebabnya, ada rangkaian langkah yang perlu dilakukan:

  1. Penyelesaian hak. Hitung hak TKA sesuai PKWT dan ketentuan ketenagakerjaan, termasuk kompensasi berakhirnya PKWT bila berlaku.
  2. Laporan pengakhiran kepada Kementerian Ketenagakerjaan bahwa TKA tidak lagi dipekerjakan.
  3. Penutupan izin tinggal melalui izin keluar tidak kembali (EPO) di kantor Imigrasi, atau alih penjamin bila TKA pindah ke perusahaan lain sesuai prosedur.
  4. Pemulangan. Pemberi kerja wajib memulangkan TKA ke negara asal setelah hubungan kerja berakhir.
  5. Penonaktifan BPJS dan penyelesaian administrasi pajak.
  6. Arsip. Simpan seluruh bukti agar dapat ditunjukkan saat pemeriksaan.

Mengapa pengakhiran harus rapi?

TKA yang sudah berhenti tetapi izinnya masih tercatat aktif menimbulkan berbagai masalah. Perusahaan bisa dianggap masih menjamin orang tersebut, pengajuan TKA pengganti untuk jabatan yang sama dapat tertahan, dan data di sistem ketenagakerjaan tidak cocok dengan data Imigrasi. Bila TKA tetap tinggal di Indonesia tanpa dasar izin, penjamin dapat dimintai keterangan.

Dokumen yang perlu disiapkan

  • Pengesahan rencana penggunaan TKA dan bukti pembayaran dana kompensasi.
  • PKWT TKA dan perubahannya.
  • Bukti pelatihan tenaga kerja pendamping.
  • Surat pengunduran diri atau surat pengakhiran hubungan kerja.
  • Paspor dan izin tinggal TKA untuk proses EPO.
  • Bukti pembayaran hak dan berita acara serah terima.

Kesalahan umum

  • Laporan berkala tidak disampaikan karena tidak ada yang memegang kalender tenggat.
  • TKA pulang tanpa EPO karena dianggap izin akan hangus sendiri.
  • Hak TKA tidak dihitung sesuai ketentuan Indonesia, karena mengikuti kebijakan kantor pusat semata.
  • Jabatan yang ditinggalkan langsung diisi TKA baru tanpa menutup pengesahan lama.
  • Tenaga kerja pendamping tidak dilaporkan perkembangannya.

Bila TKA pindah ke perusahaan lain

Tidak semua pengakhiran berarti TKA pulang. Sering kali TKA mendapat tawaran dari perusahaan lain di Indonesia. Dalam situasi ini, perusahaan lama tetap harus menyelesaikan kewajibannya: menghitung hak, melaporkan pengakhiran, dan mengakhiri penjaminan. Perusahaan baru wajib menempuh pengesahan penggunaan TKA sendiri dan permohonan izin tinggal dengan penjamin baru.

Koordinasi waktu antara kedua perusahaan sangat penting. Bila penjaminan lama ditutup sebelum izin baru siap, TKA bisa berada dalam posisi tanpa dasar tinggal yang sah. Bila izin lama dibiarkan terlalu lama, perusahaan lama masih tercatat sebagai penjamin padahal sudah tidak ada hubungan kerja.

Cara kerja jasa pelaporan TKA kami

Kami memulai dengan inventarisasi seluruh TKA di perusahaan Anda: jabatan, masa berlaku izin, tenggat laporan, dan status pendamping. Dari situ kami menyusun kalender kepatuhan dan menyiapkan laporan berkala. Saat ada TKA yang berhenti, kami menyiapkan daftar periksa pengakhiran, menghitung hak bersama tim HR, mengurus laporan pengakhiran, dan mendampingi proses EPO.

Untuk perusahaan dengan banyak TKA, kami dapat menyusun register TKA yang memudahkan pemantauan secara internal tanpa bergantung pada ingatan satu orang.

Durasi dan faktor biaya

Laporan berkala relatif cepat bila data sudah lengkap. Pengakhiran memerlukan waktu lebih karena melibatkan beberapa instansi. Biaya jasa dipengaruhi jumlah TKA, frekuensi laporan, jumlah lokasi kerja, dan apakah ada perselisihan terkait pengakhiran. Bila ada PNBP, biaya itu dibayar terpisah sesuai ketentuan.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda menjaga pelaporan TKA tetap tepat waktu dan menutup penggunaan TKA dengan tertib ketika hubungan kerja berakhir.

Getting the RPTKA and KITAS approved is only the beginning. Once an expatriate starts work, the employer carries ongoing foreign worker reporting Indonesia obligations to the Ministry of Manpower, to Immigration and to other agencies. And when the assignment ends, there is a defined sequence for closing everything down. Companies that treat these duties as optional often discover the gaps only when a new RPTKA application stalls.

What foreign worker reporting in Indonesia covers

The exact list depends on the company and the permits involved, but employers typically need to handle the following:

  • Reports on the use of foreign workers to the manpower authority, including information about the counterpart and training arrangements.
  • Compensation fund payments (DKP-TKA) for each foreign worker for the approved period, paid separately in line with prevailing regulations.
  • Company manpower reports (WLKP), which include total headcount and foreign workers.
  • Immigration notifications on changes such as address, passport, marital status or employer details.
  • BPJS enrolment and contributions for foreign workers employed for six months or more.
  • Tax withholding and reporting on expatriate salaries.

Changes that trigger reporting

Many reporting duties are event-based. Plan for them whenever:

  • The expatriate is promoted or moves to a different position or work location.
  • The company changes its address, name or business classification.
  • The expatriate's passport is replaced.
  • The employee's family situation changes, affecting dependent permits.
  • The assignment ends early or is extended.

Ending a foreign worker's employment

Terminating an expatriate involves employment law and immigration law at the same time. Foreign workers are on fixed-term contracts, so ending the contract early, or simply letting it expire, has different consequences under the contract and under the fixed-term rules.

  1. Review the contract. Check the end date, early termination provisions and any compensation due at the end of the fixed term.
  2. Settle employment rights. Calculate final pay, unused leave and any agreed benefits, and document the agreement.
  3. Close tax and social security. Finalise withholding and update BPJS status.
  4. Cancel permits. The sponsor requests cancellation of the KITAS and an exit permit only (EPO), or a transfer if the employee moves to a new sponsor.
  5. Report to the manpower authority. Notify the end of the foreign worker's employment as required.

When the expatriate moves to another employer

Not every departure means leaving Indonesia. If the expatriate has found a new sponsor, the old and new employers need to coordinate timing. The old employer cancels or releases its sponsorship only once the new sponsor has its RPTKA and visa process ready, otherwise the employee may be left without a valid permit and forced to exit. A short written handover between the two companies avoids most of these gaps.

Documents to keep

  • Copies of the RPTKA, KITAS, contract and amendments.
  • Proof of compensation fund payments.
  • Submitted reports and receipts.
  • Termination or contract expiry letters and settlement agreements.
  • EPO or permit transfer evidence.

Mistakes employers make

  • Letting an expatriate leave without cancelling the KITAS, so the company remains the sponsor on record.
  • Missing periodic reports, which can lead to sanctions and slow down future applications.
  • Ending a fixed-term contract early without considering the compensation required for the remaining term.
  • Handling dependants' permits separately and forgetting them.

Time and cost factors

Routine reporting takes little time if records are organised. Terminations take longer when there are disputes over final entitlements or when the employee wants to transfer to another sponsor. Costs depend on the number of expatriates, how many changes occur in a year, and whether you need a retained compliance arrangement or one-off help.

How a provider supports you

A compliance provider can maintain a reporting calendar, prepare and submit reports, and coordinate the permit and employment steps when an assignment ends. That keeps your record clean for the next expatriate you hire.

The ALLMAR Law & Investment team can help you keep foreign worker reports current and manage expatriate exits, from settlement documents to KITAS cancellation and final reporting.

Pertanyaan umumFAQ

Apakah perusahaan wajib melapor penggunaan TKA?What happens if we do not report our foreign workers?

Ya. Pemberi kerja wajib melaporkan penggunaan TKA dan pelaksanaan pendidikan serta pelatihan tenaga kerja pendamping secara berkala kepada Kementerian Ketenagakerjaan.Missing reports can lead to administrative sanctions and may delay or block future RPTKA and permit applications for the company.

Apa yang harus dilakukan saat kontrak TKA selesai?Do we need to cancel the KITAS when an expat resigns?

Selesaikan hak TKA, laporkan pengakhiran, tutup izin tinggal melalui EPO atau alih penjamin, pulangkan TKA, dan nonaktifkan kepesertaan BPJS.Yes. The sponsor should request cancellation and an EPO, or coordinate a transfer if a new sponsor is taking over.

Siapa yang menanggung pemulangan TKA?Is compensation due when an expat's fixed-term contract ends?

Pemberi kerja wajib memulangkan TKA ke negara asal setelah hubungan kerja berakhir, sesuai ketentuan penggunaan TKA.Fixed-term contract rules generally provide for compensation at the end of the term. Check how the current rules apply to your contract.

Berlangganan info regulasi & tips usaha dari ALLMARSubscribe to ALLMAR regulation updates & business tips