Layanan WNA, TKA & Imigrasi

Legalisasi, apostille, dan penerjemah tersumpahLegalisation, apostille and sworn translation

Persyaratan dan biaya negara (PNBP) sesuai ketentuan Imigrasi dan instansi terkait yang berlaku; kami memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan.

← Semua layanan ALLMAR Law & InvestmentAll ALLMAR Law & Investment services

Jawaban singkatShort answer

Persyaratan dan biaya negara (PNBP) sesuai ketentuan Imigrasi dan instansi terkait yang berlaku; kami memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan.Legalisation, apostille and sworn translation is a service by ALLMAR Law & Investment.

Ijazah untuk melamar kerja di luar negeri, akta kelahiran untuk izin tinggal, atau akta pendirian perusahaan untuk membuka rekening di bank asing: semua dokumen itu harus diakui keasliannya oleh negara tujuan. Jasa apostille, legalisasi, dan penerjemah tersumpah membantu Anda melewati proses pengakuan tersebut tanpa bolak-balik ke berbagai instansi. Artikel ini menjelaskan perbedaan ketiganya dan urutan yang tepat.

Apa itu apostille, legalisasi, dan terjemahan tersumpah

Apostille

Apostille adalah sertifikat yang menyatakan keaslian tanda tangan, jabatan pejabat, dan cap pada dokumen publik. Indonesia mengesahkan Konvensi Penghapusan Persyaratan Legalisasi terhadap Dokumen Publik Asing melalui Peraturan Presiden Nomor 2 Tahun 2021, dan layanan apostille di dalam negeri diselenggarakan oleh kementerian yang membidangi hukum. Untuk negara anggota konvensi, satu apostille menggantikan rantai legalisasi yang panjang.

Legalisasi

Untuk negara yang bukan anggota Konvensi Apostille, dokumen masih memerlukan legalisasi berjenjang. Umumnya dokumen dilegalisasi oleh instansi penerbit atau kementerian terkait, kemudian Kementerian Luar Negeri, lalu kedutaan atau konsulat negara tujuan. Urutannya dapat berbeda per negara dan per jenis dokumen.

Penerjemah tersumpah

Penerjemah tersumpah adalah penerjemah yang telah diangkat sumpahnya dan berwenang membuat terjemahan resmi. Terjemahan mereka dibubuhi cap dan tanda tangan sehingga diterima oleh instansi, pengadilan, kedutaan, dan universitas.

Siapa yang membutuhkan layanan ini

  • WNI yang akan bekerja, kuliah, atau menikah di luar negeri.
  • WNA di Indonesia yang memerlukan dokumen asal negaranya diakui untuk izin tinggal, pernikahan, atau pengurusan anak.
  • Perusahaan yang membuka cabang, mengikuti tender luar negeri, atau menerima investor asing.
  • Pihak yang beperkara dan perlu menghadirkan bukti dokumen asing di pengadilan Indonesia.

Urutan kerja jasa apostille, legalisasi, dan terjemahan

Kesalahan paling sering adalah mengerjakan langkah dalam urutan yang keliru, misalnya menerjemahkan dokumen sebelum dokumen aslinya diapostille, padahal negara tujuan meminta terjemahan atas apostille juga. Karena itu tim memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan. Alur umumnya:

  1. Identifikasi negara tujuan dan instansi penerima. Apakah negaranya anggota konvensi, dan apa format yang diminta instansi penerima.
  2. Pemeriksaan dokumen sumber. Dokumen harus asli atau salinan resmi yang ditandatangani pejabat berwenang. Fotokopi biasa tidak dapat diapostille.
  3. Legalisasi awal bila dibutuhkan. Beberapa dokumen, seperti dokumen notaris atau dokumen sekolah, perlu disahkan dulu oleh instansi pembinanya.
  4. Pengajuan apostille atau legalisasi berjenjang. Permohonan diajukan sesuai jalurnya, dan biaya resmi negara (PNBP) dibayar terpisah sesuai ketentuan.
  5. Penerjemahan tersumpah. Dokumen dan, bila diminta, sertifikat apostille diterjemahkan ke bahasa yang disyaratkan.
  6. Pemeriksaan akhir dan serah terima. Seluruh berkas dicek ulang terhadap daftar persyaratan instansi tujuan.

Dokumen yang umum diproses

  • Akta kelahiran, akta perkawinan, akta perceraian, dan kartu keluarga.
  • Ijazah dan transkrip nilai.
  • Surat keterangan catatan kepolisian.
  • Akta notaris, akta pendirian perusahaan, dan surat kuasa.
  • Putusan pengadilan dan dokumen perkara.
  • Sertifikat, surat keterangan kerja, dan dokumen perdagangan.

Kesalahan yang sebaiknya dihindari

  • Nama tidak konsisten. Ejaan nama di paspor, ijazah, dan akta berbeda sedikit saja dapat membuat berkas ditolak.
  • Dokumen terlalu lama. Beberapa negara hanya menerima dokumen yang diterbitkan dalam jangka waktu tertentu.
  • Mengira apostille berlaku ke semua negara. Negara yang bukan anggota konvensi tetap memerlukan legalisasi kedutaan.
  • Memakai penerjemah biasa. Terjemahan tanpa cap penerjemah tersumpah umumnya tidak diterima instansi resmi.

Lama proses dan faktor biaya

Waktu pengerjaan bergantung pada jumlah dan jenis dokumen, apakah perlu legalisasi awal, bahasa terjemahan, serta antrean di kedutaan bagi negara non-konvensi. Biaya jasa dipengaruhi oleh jumlah halaman terjemahan, jumlah instansi yang dilalui, dan tingkat urgensi. PNBP dan biaya kedutaan dibayar terpisah sesuai ketentuan instansi masing-masing.

Tips memilih penyedia jasa

Pilih penyedia yang menanyakan negara tujuan dan instansi penerima sebelum menerima berkas, karena itulah yang menentukan jalurnya. Pastikan pula ada pemeriksaan dokumen di awal dan pencatatan serah terima dokumen asli yang jelas.

Dokumen perusahaan untuk keperluan luar negeri

Bagi perusahaan, kebutuhan yang sering muncul adalah akta pendirian, anggaran dasar terakhir, surat keterangan dari kementerian, dan surat kuasa direksi untuk membuka rekening atau menandatangani kontrak di luar negeri. Dokumen notaris biasanya perlu disahkan sesuai jalurnya sebelum diapostille, dan bank atau mitra asing sering meminta terjemahan tersumpah dalam bahasa tertentu. Menyiapkan satu set dokumen sekaligus untuk beberapa keperluan dapat menghemat waktu.

Bila Anda perlu menyiapkan dokumen untuk dipakai di luar negeri atau membawa dokumen asing agar diakui di Indonesia, tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu memeriksa, mengurus apostille atau legalisasi, dan mengoordinasikan terjemahan tersumpah.

Foreign documents rarely work in Indonesia on their own. A birth certificate, diploma, power of attorney or company extract issued abroad usually needs to be authenticated and translated before an Indonesian agency will accept it. Sworn translation and apostille in Indonesia are the two steps that turn a foreign paper into something immigration, the Ministry of Law, banks and courts can rely on, and the same applies in reverse when Indonesian documents are used overseas.

Apostille or Legalisation: Which One Do You Need?

Indonesia acceded to the Hague Apostille Convention, and the apostille system has applied in Indonesia since 2022. This changed the process for many foreigners.

  • Apostille: if your document comes from, or is going to, another country that is a party to the convention, a single apostille certificate from the competent authority usually replaces the old chain of embassy legalisation.
  • Consular legalisation: if the other country is not a party, the traditional route still applies. The document is typically certified in the issuing country, then legalised by the relevant ministry and the Indonesian embassy or consulate, or the reverse for Indonesian documents going abroad.

Not every document can be apostilled, and each country decides which of its authorities issues the certificate. Checking this first saves weeks.

What a Sworn Translator Does

A sworn translator in Indonesia is a translator who has taken an oath and is authorised to produce translations that agencies treat as official. The translation carries the translator's stamp and statement that it is faithful to the source.

Most Indonesian agencies require documents in a foreign language to be accompanied by a sworn Indonesian translation. Likewise, foreign authorities may require Indonesian documents to be translated into English or another language by a sworn translator.

Documents That Commonly Need Both Steps

  • Birth, marriage and divorce certificates for KITAS dependants, marriage registration or inheritance matters.
  • Diplomas and transcripts for work permits and RPTKA applications.
  • Powers of attorney signed abroad for company establishment, property or litigation.
  • Certificates of incorporation, good standing and board resolutions of a foreign shareholder setting up a PT PMA.
  • Police clearance certificates and medical records for certain visa types.
  • Court judgments and notarial deeds used across borders.

Sworn Translation and Apostille in Indonesia: Step by Step

  1. Document check. Identify where the document will be used and what the receiving agency actually requires: original, certified copy, apostille, legalisation, translation, or all of these.
  2. Certification at source. Some documents first need notarisation or certification in the issuing country before an apostille can be issued.
  3. Apostille or legalisation. The document goes to the competent authority or through the consular chain.
  4. Sworn translation. The authenticated document, including the apostille certificate itself, is translated by a sworn translator.
  5. Submission. The complete set is filed with the agency, often alongside copies.

Mistakes That Cause Rejections

  • Translating before the apostille is attached, so the certificate is missing from the translation.
  • Names spelled differently across passport, certificates and translation.
  • Using a translator who is not sworn when the agency requires a sworn translation.
  • Apostilling a photocopy when the agency expects the original or a certified copy.
  • Letting documents get too old; some agencies only accept certificates issued within a recent period.

How Long It Takes and What Affects the Cost

Timing depends on the country of origin, the number of documents, whether an apostille or full legalisation is required, and courier time between countries. Translation of a few standard certificates is usually quick, while long corporate documents take longer. Official fees charged by the authorities, including state fees (PNBP) where applicable, are paid separately according to current rules.

How ALLMAR Supports You

A good provider starts by reviewing your documents before anything is filed. In practice that means confirming what the receiving agency wants, checking names and dates for consistency, coordinating the apostille or legalisation route, arranging sworn translation, and assembling a clean submission set. For foreigners managing a KITAS, a PT PMA or a property purchase, having one team handle the chain avoids repeated trips and missing stamps.

Tips for Choosing a Provider

Ask whether the translator is sworn and whether the translation will be accepted by the specific agency you are filing with. Ask who checks the apostille route for your country, and how originals are handled and returned.

If you have foreign documents to use in Indonesia, or Indonesian documents to use abroad, ALLMAR Law & Investment (unit Hukum & Perizinan, law.allmar.co.id) can review them first and help you prepare the legalisation, apostille and sworn translation correctly.

Pertanyaan umumFAQ

Apa bedanya apostille dan legalisasi kedutaan?Does Indonesia accept apostilles?

Apostille cukup satu sertifikat untuk negara anggota Konvensi Apostille, sedangkan legalisasi kedutaan diperlukan untuk negara yang bukan anggota dan melewati beberapa instansi secara berjenjang.Yes. Indonesia joined the Apostille Convention, so documents from other member countries generally need an apostille instead of embassy legalisation.

Apakah fotokopi dokumen bisa diapostille?Who can do a sworn translation in Indonesia?

Umumnya tidak. Yang dapat diapostille adalah dokumen asli atau salinan resmi yang ditandatangani pejabat berwenang, misalnya salinan yang dilegalisasi instansi penerbit.Only translators who have been sworn in and are authorised to issue official translations. Their stamp and statement appear on each translation.

Mana yang dulu, apostille atau terjemahan tersumpah?Do I need to translate the apostille certificate too?

Bergantung pada permintaan instansi tujuan. Banyak negara meminta dokumen diapostille dulu, lalu dokumen beserta apostille-nya diterjemahkan.Usually yes. The receiving agency expects the full authenticated document, including the apostille, to be translated.

Apakah dokumen asing perlu diapostille agar dipakai di Indonesia?How long are apostilled documents valid in Indonesia?

Dokumen publik dari negara anggota konvensi cukup membawa apostille dari negara asalnya, dan biasanya tetap perlu diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah ke bahasa Indonesia.An apostille itself does not expire, but agencies may require that the underlying document, such as a police certificate, was issued recently.

Berlangganan info regulasi & tips usaha dari ALLMARSubscribe to ALLMAR regulation updates & business tips