Properti & Pertanahan

Perjanjian sewa gedung, ruko, dan gudangLease agreements for buildings, shophouses and warehouses

← Semua layanan ALLMAR Law & PermitAll ALLMAR Law & Permit services

Jawaban singkatShort answer

Perjanjian sewa gedung, ruko, dan gudang adalah layanan ALLMAR Law & Permit.Lease agreements for buildings, shophouses and warehouses is a service by ALLMAR Law & Permit.

Bagi pelaku usaha, tempat usaha bukan sekadar ruang. Lokasi menentukan perizinan, biaya renovasi bisa sangat besar, dan pindah mendadak dapat menghentikan operasi berminggu-minggu. Karena itu perjanjian sewa properti komersial perlu disusun lebih teliti dibanding sewa rumah tinggal. Jasa pembuatan perjanjian sewa ruko, gedung, dan gudang membantu pemilik maupun penyewa menuangkan kesepakatan secara jelas, seimbang, dan dapat dipakai sebagai pegangan selama masa sewa.

Perbedaan sewa komersial dan sewa hunian

  • Perizinan usaha bergantung pada lokasi. Alamat tempat usaha tercantum dalam perizinan berusaha, dan kesesuaian tata ruang menjadi syarat. Bila lokasi tidak sesuai, izin dapat terhambat.
  • Investasi renovasi besar. Penyewa sering memasang interior, rak gudang, mesin, atau instalasi listrik khusus.
  • Jangka waktu lebih panjang. Penyewa butuh kepastian agar investasinya kembali.
  • Kewajiban pajak. Sewa tanah dan bangunan oleh badan usaha melibatkan pemotongan pajak penghasilan oleh penyewa tertentu, sehingga mekanismenya perlu diatur.

Klausul penting dalam perjanjian sewa komersial

Objek dan peruntukan

Alamat, nomor sertifikat, luas bangunan dan tanah, fasilitas, serta peruntukan yang disepakati, misalnya kantor, toko, atau gudang. Pemilik sebaiknya menjamin dirinya berhak menyewakan dan bahwa peruntukan tersebut sesuai tata ruang dan dokumen bangunan, atau menyatakan secara jelas bila hal itu menjadi tanggung jawab penyewa.

Jangka waktu dan perpanjangan

Tanggal mulai dan berakhir, hak opsi perpanjangan, cara pemberitahuan, dan cara menentukan harga perpanjangan.

Harga, deposit, dan pembayaran

Harga sewa, jadwal pembayaran, deposit, biaya layanan atau pengelolaan, dan pembagian biaya utilitas.

Renovasi dan fit-out

Izin renovasi dari pemilik, standar pekerjaan, kewajiban izin bangunan bila ada perubahan struktur, serta nasib renovasi saat sewa berakhir: dibongkar, ditinggalkan, atau diganti nilainya.

Pemeliharaan dan perbaikan

Pembagian tanggung jawab antara perbaikan struktur, seperti atap dan dinding, dengan perawatan rutin di dalam ruangan.

Asuransi dan risiko

Siapa mengasuransikan bangunan dan siapa mengasuransikan isi, serta pengaturan bila terjadi kebakaran, banjir, atau keadaan memaksa.

Pengalihan dan sewa ulang

Apakah penyewa boleh mengalihkan sewa atau menyewakan sebagian ruang kepada pihak lain.

Pengakhiran

Alasan pengakhiran lebih awal, masa pemberitahuan, denda, dan prosedur serah terima kembali.

Penjualan objek selama masa sewa

Pengaturan agar sewa tetap dihormati bila objek dijual, serta apakah penyewa punya hak untuk ditawari lebih dulu.

Tahapan jasa pembuatan perjanjian sewa

  1. Pengumpulan term sheet atau kesepakatan awal tentang harga dan jangka waktu.
  2. Pemeriksaan sertifikat, identitas pemilik, dokumen bangunan, dan kesesuaian tata ruang.
  3. Penyusunan draf yang mencerminkan kebutuhan usaha, misalnya jam operasional atau akses kendaraan berat untuk gudang.
  4. Negosiasi dan revisi bersama pihak lain.
  5. Penandatanganan, berita acara serah terima, dan dokumentasi kondisi awal properti.

Kesalahan yang sering terjadi

  • Penyewa merenovasi besar sebelum memastikan lokasi dapat dipakai untuk perizinan usahanya.
  • Tidak mengatur nasib renovasi saat sewa berakhir, sehingga terjadi sengketa nilai.
  • Penandatangan bukan pemilik atau tidak memiliki kuasa, misalnya ruko milik bersama ahli waris.
  • Tidak mengatur pemotongan pajak dan bukti potongnya.
  • Masa pemberitahuan pengakhiran terlalu singkat bagi penyewa untuk mencari lokasi baru.

Dokumen yang perlu disiapkan

  • Salinan sertifikat dan identitas pemilik, atau kuasa bila diwakili.
  • Dokumen bangunan, seperti persetujuan bangunan gedung atau izin mendirikan bangunan.
  • Dokumen legalitas penyewa bila berbentuk badan usaha.
  • Rencana pemakaian ruang dan rencana renovasi.

Lama pengerjaan dan faktor biaya

Perjanjian untuk satu unit ruko dapat diselesaikan relatif cepat bila kesepakatan pokok sudah ada. Untuk gedung perkantoran atau kompleks gudang dengan banyak lampiran teknis, waktunya lebih panjang. Biaya dipengaruhi oleh jenis properti, jangka waktu, jumlah putaran negosiasi, kebutuhan pemeriksaan status tanah, dan kebutuhan versi dwibahasa.

Tips sebelum menandatangani

Penyewa sebaiknya memastikan kesesuaian lokasi dengan kegiatan usahanya sebelum membayar uang muka. Pemilik sebaiknya memeriksa legalitas penyewa dan mengatur deposit yang memadai. Kedua pihak perlu mendokumentasikan kondisi awal properti dengan foto bertanggal.

Kebutuhan khusus sewa gudang

Gudang memiliki kebutuhan yang jarang muncul pada sewa kantor, misalnya daya dukung lantai untuk rak bertingkat, akses dan jam operasional truk, area bongkar muat, sistem pemadam kebakaran, dan izin penyimpanan barang tertentu. Bila penyewa akan menyimpan bahan kimia atau barang mudah terbakar, perjanjian perlu mengatur kewajiban keselamatan, asuransi, dan tanggung jawab bila terjadi pencemaran atau kerusakan bangunan.

Bila Anda akan menyewakan atau menyewa ruko, gedung, maupun gudang, tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu menyusun dan menelaah perjanjian sewa yang sesuai dengan kebutuhan usaha Anda.

Before a new company in Indonesia can start operating, it usually needs a physical location: an office for its registered domicile, a shophouse (ruko) for retail or a warehouse for logistics and light manufacturing. The lease for that space affects licensing, operations and costs for years. A carefully drafted commercial lease agreement in Indonesia aligns the property with your business permits and protects your investment in fit-out and equipment.

Why the Lease Matters for Licensing

Under the risk-based licensing system, your business location must be suitable for the activity you register. Spatial planning rules, building function and environmental requirements all depend on where you operate. A warehouse in a zone not designated for industrial or warehousing use, or a shophouse whose building approval does not match your activity, can block licences or lead to sanctions.

Your lease should therefore confirm that the landlord will provide documents needed for licensing, such as the building approval (PBG) or older IMB, the certificate of worthiness (SLF) where applicable, and the land title.

Key Clauses in a Commercial Lease Agreement in Indonesia

  1. Parties and authority: confirm the landlord holds the title or is authorised to lease, and that spousal or co-owner consent is obtained if needed.
  2. Premises description: address, certificate number, land and building area, floor plans and included facilities such as loading docks, parking or power capacity.
  3. Permitted use: the business activities allowed, matched to your KBLI codes.
  4. Term, renewal and rent review: start date, fit-out period, renewal options and how rent changes on renewal.
  5. Payment and deposit: schedule, deposit, service charges and taxes, including VAT and withholding tax treatment.
  6. Fit-out and alterations: what you may build, approvals required, and whether you must restore the premises at the end.
  7. Repairs and maintenance: structural repairs, roof, drainage, fire systems and utility infrastructure.
  8. Licensing cooperation: landlord's obligation to provide documents and sign letters required for your permits.
  9. Insurance and risk: building and contents insurance, liability, and force majeure such as floods or earthquakes.
  10. Sale of the property and mortgage: protection of your tenancy if the property is sold or the landlord's lender enforces its security.
  11. Termination and default: grounds, cure periods and treatment of prepaid rent.
  12. Language and disputes: Indonesian and English versions, prevailing language and dispute forum.

Warehouse-Specific Points

  • Floor load capacity, ceiling height and truck access.
  • Fire safety systems and compliance with safety rules for stored goods.
  • Environmental responsibilities if hazardous materials are handled.
  • Bonded zone or industrial estate rules, if applicable.

Shophouse-Specific Points

  • Whether upper floors may be used as offices or accommodation.
  • Signage rights and local advertising permits.
  • Shared walls, roof and drainage with neighbouring units.

Using a Virtual Office or Shared Space

Some new companies use a virtual or serviced office for their registered address. Certain business activities can operate from such premises, while others require a physical location suitable for the activity. Check this before committing to any space.

Common Mistakes

  • Signing a lease before confirming zoning and building approvals.
  • No fit-out period, so rent is payable while the space is unusable.
  • Investing heavily in fit-out on a short lease without renewal rights.
  • Vague repair clauses leading to disputes over who fixes the roof or electricity.
  • Leasing from a tenant who has no right to sublet.

Timeline and Cost Factors

Effort depends on whether you use the landlord's template, the complexity of fit-out, the number of units and the need for title and zoning verification. Notarisation, if chosen, and state fees (PNBP) are paid separately according to current rules.

How ALLMAR Helps

A legal team checks the property's title and suitability for your activity, reviews or drafts the bilingual lease, negotiates key commercial and legal terms, and makes sure the landlord's cooperation for licensing is secured in writing.

If you are leasing an office, shophouse or warehouse, ALLMAR Law & Investment (unit Hukum & Perizinan, law.allmar.co.id) can help you prepare a lease that supports your licences and protects your business.

Pertanyaan umumFAQ

Apakah perjanjian sewa ruko harus dibuat di notaris?Can a PT PMA lease a shophouse in Indonesia?

Tidak wajib, tetapi akta notaris memberi kekuatan pembuktian lebih kuat dan sering dipilih untuk sewa jangka panjang atau bernilai besar.Yes, as long as the location and building are suitable for the registered business activities under zoning and building rules.

Siapa yang menanggung pajak sewa bangunan?What documents should a landlord provide for licensing?

Pajak atas penghasilan sewa melekat pada pemilik, tetapi bila penyewa adalah badan usaha tertentu, penyewa wajib memotong dan memberikan bukti potong sesuai ketentuan.Usually the land certificate, building approval (PBG or IMB), and where applicable the certificate of worthiness (SLF).

Apa yang terjadi dengan renovasi saat sewa berakhir?Can I use a virtual office for my company in Indonesia?

Bergantung pada perjanjian: renovasi dapat wajib dibongkar, ditinggalkan tanpa kompensasi, atau diganti nilainya, sehingga hal ini perlu diatur sejak awal.Some activities may use a virtual office, but others require a physical location appropriate to the business.

Apakah sewa tetap berlaku bila ruko dijual?Does a commercial lease need to be notarised?

Pada prinsipnya sewa tidak putus karena jual beli, tetapi sebaiknya perjanjian menegaskan hal tersebut dan mengatur kewajiban pemilik memberi tahu pembeli.It is not always required, but notarisation can strengthen evidence for long or high-value leases.

Berlangganan info regulasi & tips usaha dari ALLMARSubscribe to ALLMAR regulation updates & business tips