Layanan WNA, TKA & Imigrasi

Penggantian paspor dan pemindahan izin tinggal ke paspor baruPassport renewal and transfer of stay permit to a new passport

Persyaratan dan biaya negara (PNBP) sesuai ketentuan Imigrasi dan instansi terkait yang berlaku; kami memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan.

← Semua layanan ALLMAR Law & InvestmentAll ALLMAR Law & Investment services

Jawaban singkatShort answer

Persyaratan dan biaya negara (PNBP) sesuai ketentuan Imigrasi dan instansi terkait yang berlaku; kami memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan.Passport renewal and transfer of stay permit to a new passport is a service by ALLMAR Law & Investment.

Paspor WNA yang tinggal di Indonesia bisa habis masa berlakunya, penuh halamannya, rusak, atau hilang. Penggantian paspor dilakukan oleh kedutaan atau konsulat negara asal, tetapi izin tinggal Indonesia yang melekat pada paspor lama tidak otomatis berpindah. Jasa pindah KITAS ke paspor baru membantu Anda mengurus pemindahan data izin tinggal agar status tinggal tetap tersambung.

Mengapa pemindahan izin tinggal perlu diurus?

Izin tinggal, baik ITAS maupun ITAP, tercatat pada nomor paspor tertentu. Ketika nomor paspor berubah, data di sistem Imigrasi harus diperbarui. Bila tidak, Anda bisa mengalami kendala saat keluar-masuk Indonesia, membuka rekening, mengurus perpanjangan, atau ketika ada pemeriksaan. Dasar kewajiban pelaporan perubahan data ini mengikuti UU 6/2011 tentang Keimigrasian dan peraturan pelaksananya.

Kapan sebaiknya mengganti paspor?

  • Masa berlaku paspor akan habis sebelum masa izin tinggal berakhir. Izin tinggal tidak dapat diberikan melebihi masa berlaku paspor.
  • Paspor hampir penuh, terutama bagi yang sering bepergian.
  • Paspor rusak, misalnya terkena air, sehingga data sulit dibaca.
  • Paspor hilang atau dicuri.
  • Terjadi perubahan nama, misalnya setelah menikah.

Perhatikan juga waktu proses di kedutaan. Beberapa negara memerlukan waktu cukup lama untuk menerbitkan paspor baru, sehingga sebaiknya diurus jauh sebelum perpanjangan izin tinggal.

Jika paspor hilang

Paspor yang hilang memerlukan langkah tambahan. Biasanya pemilik perlu membuat laporan kehilangan ke kepolisian, lalu mengajukan paspor pengganti atau dokumen perjalanan sementara ke kedutaan. Setelah itu, data izin tinggal dipindahkan ke paspor pengganti di kantor Imigrasi. Segera lakukan langkah-langkah ini, terutama bila izin tinggal mendekati masa akhir atau Anda berencana bepergian.

Dokumen yang biasanya diperlukan

  • Paspor baru dan paspor lama, bila masih ada.
  • Bukti izin tinggal yang berlaku, termasuk ITAS atau ITAP elektronik.
  • Surat permohonan dan surat dari penjamin, baik perusahaan maupun keluarga.
  • Untuk paspor hilang: surat laporan kehilangan dari kepolisian dan surat keterangan dari kedutaan.
  • Untuk perubahan nama: dokumen dasar perubahan, misalnya akta perkawinan.

Alur pengurusan

  1. Pemeriksaan jadwal. Kami mencocokkan masa berlaku paspor dengan masa izin tinggal dan rencana perjalanan Anda.
  2. Koordinasi dokumen kedutaan. Kami membantu menyiapkan daftar dokumen yang biasanya diminta kedutaan, meskipun proses penerbitan paspor sepenuhnya kewenangan kedutaan.
  3. Penyiapan permohonan pemindahan dengan surat penjamin yang sesuai.
  4. Pengajuan di kantor Imigrasi sesuai domisili. Bila ada PNBP, biaya dibayar terpisah sesuai ketentuan.
  5. Kehadiran dan biometrik bila diminta petugas.
  6. Pembaruan dokumen turunan: SKTT, data BPJS, data bank, data pajak, dan dokumen lain yang mencantumkan nomor paspor.

Kesalahan umum

  • Bepergian dengan paspor baru tanpa memindahkan izin tinggal, sehingga tertahan saat pemeriksaan di bandara.
  • Menunggu terlalu lama setelah paspor baru terbit.
  • Mengajukan perpanjangan izin tinggal dengan paspor yang tidak cukup lama masa berlakunya.
  • Lupa memperbarui data paspor di bank dan instansi lain.
  • Membuang paspor lama, padahal masih dibutuhkan sebagai pembanding.

Tips mencegah urusan mendadak

Catat tanggal habis paspor bersama tanggal habis izin tinggal di satu kalender. Mulailah proses penggantian paspor paling tidak beberapa bulan sebelum perpanjangan izin tinggal, terutama bila kedutaan negara Anda dikenal lama memprosesnya. Simpan salinan digital paspor, izin tinggal, dan dokumen kependudukan di tempat yang aman, sehingga bila paspor hilang, data pembanding cepat tersedia.

Bagi keluarga, lakukan penggantian paspor anak dan pasangan secara bersamaan agar jadwal di kantor Imigrasi dapat digabung.

Durasi dan faktor biaya

Pemindahan izin tinggal di kantor Imigrasi relatif singkat bila dokumen lengkap. Waktu keseluruhan lebih banyak ditentukan oleh proses penerbitan paspor di kedutaan. Biaya jasa dipengaruhi kondisi kasus, misalnya paspor hilang atau perubahan nama, jumlah anggota keluarga, dan kebutuhan pembaruan dokumen turunan. PNBP, bila ada, dibayar terpisah sesuai ketentuan.

Bagaimana jasa pindah KITAS ke paspor baru membantu

Kami memeriksa dokumen Anda lebih dulu sebelum pengajuan, menyusun surat permohonan dan surat penjamin, mendampingi di kantor Imigrasi, dan menyiapkan daftar instansi yang perlu diberi tahu tentang nomor paspor baru. Bagi perusahaan dengan banyak TKA, kami dapat memantau masa berlaku paspor seluruh TKA agar penggantian tidak mendadak.

Tim ALLMAR Law & Investment dapat membantu Anda memindahkan izin tinggal ke paspor baru dan memperbarui dokumen terkait, sehingga status tinggal Anda tetap tersambung.

Your stay permit in Indonesia is linked to the passport it was issued on. When that passport expires, fills up, is damaged or lost, you need to renew it with your own embassy and then transfer KITAS to new passport details at Indonesian Immigration. Until the transfer is complete, travel and other services can be complicated, because the permit in the system still points to your old passport.

When you need to transfer your KITAS to a new passport

  • Your passport is close to expiry, which also limits how long your KITAS can be extended.
  • The passport has run out of blank pages.
  • The passport has been lost, stolen or damaged.
  • You have changed your name, for example after marriage, and received a new passport.

The same applies to KITAP holders and to dependants whose permits are linked to a sponsor. Each family member with a new passport needs their own transfer.

Step one: renewing the passport

Passport renewal is handled by your country's embassy or consulate in Indonesia, or by authorities at home. Plan for their processing time, which can range from days to weeks. Keep a copy of the old passport, especially the pages with your Indonesian visa and stamps. If your passport was lost or stolen, you will usually need a police report first, both for the embassy and later for Immigration.

Step two: transferring the stay permit

  1. Document check: we review the old and new passports, the current permit and the sponsor documents before anything is submitted.
  2. Sponsor letter: the sponsor, whether employer, spouse or company, signs a request letter for the transfer.
  3. Submission: the request is filed with the immigration office that holds your records, through the current online or in-person procedure.
  4. Biometrics or attendance: you may need to visit the office for photographs or verification.
  5. Update: the stay permit details are moved to the new passport and the electronic record is updated. Government fees (PNBP), if any, are paid separately according to current rules.

Documents commonly requested

  • New passport and old passport, or a police report and embassy letter if the old one was lost.
  • Current KITAS or KITAP details.
  • Sponsor letter and sponsor's identity or company documents.
  • Recent photograph.

What else to update afterwards

Changing your passport affects records beyond Immigration. Once the transfer is done, consider updating:

  • Your residence certificate (SKTT) or population records, where you hold them.
  • Your bank, which usually verifies identity against your passport and stay permit.
  • Your tax ID records.
  • BPJS and employer records.
  • Your driving licence and vehicle documents, if registered under your passport.
  • Your mobile phone registration.

Common mistakes

  • Travelling abroad on the new passport before the transfer, which can cause problems at departure or re-entry.
  • Waiting until the old passport has expired, making it harder to extend the KITAS in time.
  • Discarding the old passport when Immigration still needs to see it.
  • Forgetting to transfer family members' permits.

Time and cost factors

The total time depends mostly on your embassy's passport processing, then on the immigration office's schedule. Service costs depend on the number of family members and whether a lost passport case requires extra documentation. Official fees are separate from service fees.

Name changes and dual nationals

If your new passport shows a different name, for example after marriage, bring documents that link the two names, such as a marriage certificate with translation. Holders of two foreign nationalities should use the passport on which the permit was issued, or transfer deliberately, since switching passports at the border without updating Immigration records causes confusion.

Planning tip

Check your passport expiry date each time you extend your KITAS. Renewing the passport early, before an extension is due, often avoids having to do two processes under time pressure.

The ALLMAR Law & Investment team can help you check your documents, prepare the sponsor letter and manage the transfer of your stay permit to your new passport, including updates to related records.

Pertanyaan umumFAQ

Apakah KITAS otomatis pindah ke paspor baru?Do I have to transfer my KITAS when I get a new passport?

Tidak. Izin tinggal tercatat pada nomor paspor, sehingga perlu diajukan pemindahan data izin tinggal ke paspor baru di kantor Imigrasi.Yes. Your stay permit is linked to your passport details, so Immigration must update the record to the new passport.

Apa yang dilakukan jika paspor WNA hilang di Indonesia?Can I travel before the KITAS is transferred?

Buat laporan kehilangan ke kepolisian, ajukan paspor pengganti ke kedutaan, lalu pindahkan data izin tinggal ke paspor pengganti di kantor Imigrasi.It is safer to wait. Travelling before the transfer can cause problems at departure or when you return to Indonesia.

Bisakah izin tinggal diperpanjang jika paspor hampir habis?What if my passport was lost?

Izin tinggal tidak dapat diberikan melebihi masa berlaku paspor, sehingga sebaiknya paspor diganti lebih dulu sebelum perpanjangan.Report the loss to the police, obtain a new passport or travel document from your embassy, then apply to transfer the permit with those documents.

Berlangganan info regulasi & tips usaha dari ALLMARSubscribe to ALLMAR regulation updates & business tips